SAMARINDA – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) meluncurkan program digitalisasi arsip. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan dokumen pemerintahan.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menjelaskan program ini untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan dokumen pemerintahan. Ia meyakini
bahwa digitalisasi arsip adalah solusi tepat untuk memodernisasi pengelolaan dokumen pemerintah.
“Daripada terus menyimpan dokumen fisik yang semakin menumpuk dan menghabiskan ruang, lebih baik kami musnahkan yang tidak relevan. Namun, semua proses ini tetap mengikuti aturan yang berlaku,” ujarnya.
Rasman menerangkan menyimpan arsip dalam format digital, sangat penting dilakukan. Hal ini untuk mencegah hilang dokumen penting yang dibutuhkan dikemudian hari.
“Dalam beberapa kasus hukum, dokumen yang sudah lama dan dianggap tidak penting ternyata bisa menjadi bukti yang sangat berharga. Dengan digitalisasi, kami bisa memastikan bahwa dokumen tersebut tetap aman dan mudah diakses saat dibutuhkan,” terangnya.
Sebagian besar arsip yang dimusnahkan oleh Dispora Kaltim berasal dari periode 2005 hingga 2011, saat digitalisasi belum berjalan secara luas. Meskipun dokumen fisiknya dihancurkan, data penting dari arsip-arsip tersebut tetap terjaga dengan baik dalam bentuk digital. Langkah ini diharapkan bisa mengurangi beban administrasi sekaligus menjaga keberlanjutan informasi yang masih relevan.
Rasman juga menegaskan bahwa pemusnahan arsip fisik bukanlah keputusan yang diambil sembarangan. “Kami hanya memusnahkan arsip yang sudah lebih dari sepuluh tahun dan tidak lagi diperlukan untuk operasional dinas. Proses ini dilakukan dengan sangat hati-hati untuk memastikan tidak ada dokumen yang seharusnya disimpan,” katanya.
Rasman optimistis bahwa digitalisasi arsip akan meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan mendukung kinerja Dispora Kaltim dalam menjalankan tugasnya. Ia juga percaya bahwa langkah ini akan membawa dampak positif bagi tata kelola pemerintahan yang lebih transparan dan mudah diakses oleh pihak terkait.(adv/disporakaltim)