SAMARINDA – Sebuah dokumen atau arsip sangat penting dan harus disimpan dengan baik sehingga ketika diperlukan bisa didapat dengan mudah dan cepat. Karena itu Wakil Gubernur Kaltim H Hadi Mulyadi mengintruksikan semua Organisasi Perangkat Daerah (OPD) termasuk Unit Pelaksana Teknik Daerah (UPTD) memerhatikan tentang kearsipan.
Pesan itu dikemukakan Wagub Hadi Muyadi saat menyaksikan pemusnahan 2.801 arsip pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kaltim serta launching program “Selamatkan Informasi Arsip Keluaga Anda” (SIAGA) yang digagas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim.
“Semua dokumen pemerintah penting karena menyangkut anggaran dan pertanggungjawaban, namun ada beberapa dokumen yang dinilai sangat penting sehingga harus dijaga baik dan bisa berguna di masa mendatang serta dalam waktu lama. Sedangkan dokumen yang dirasa tidak penting dapat dimusnahkan setelah melalui proses yang berlaku,” ungkap Wagub.
Orang kedua di Pemprov Kaltim ini, mengaku mempunyai sederet catatan dan dokumen terkait pribadi dan kedinasan karena menyadari akan pentingnya sebuah dokumen, baik di masa sekarang maupun akan datang. “Nanti saya akan lakukan sidak sejauh mana pengelolaan kearsipan di masing-masing OPD,” sebutnya di hadapan sejumlah pejabat termasuk, mantan kepala Bappeda Kaltim.
Kepada Bappeda Kaltim Prof Ir Aswin sebelumnya menerangkan pemusnahan 2.801 arsip yang ada di Bappeda merupakan kali pertama dilakukan. Ia mengakui, untuk melakukan pemusnahan arsip di Bappeda tidak mudah karena melalui proses panjang.
“Pemusnahan arsip di Bappeda ini setelah ada persetujuan arsip dari Arsip Nasional Republik Indonesia. Arsip yang dimusnahkan diproduksi dari tahun 1994 hingga 2010, berupa arsip tekstual sejumlah 2.801 berkas,” terangnya.
Pemusnahan arsip di Bappeda Kaltim, sebut Aswin, sudah melalui beberapa tahapan kegiatan. Dimulai penyerahan arsip dinamis aktif yang berada di masing-masing unit pengolah atau unit kerja ke Unit Kearsipan yang ada di Sekretariat untuk disimpan di ruang Records Center.
“Kemudian pembuatan daftar arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke Records Center beserta berita acara pemindahan. Lalu pemindahan arsip statis dan arsip vital dari perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi ke Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur,” bebernya.
Mantan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim ini menyebutkan proses pemusnahan arsip akan dilakukan setiap tahun, sehingga bisa memberikan tempat bagi dokumen baru. Ditambahkan, kedepan ada sejumlah dokumen yang akan disimpan di Depo Arsip yang dikelola Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim. (diskominfokaltim/rs1)